日程調整メールの書き方と例文
相手が候補を選びやすいよう、複数の日付、開始時刻、所要時間、対面・オンラインの別をまとめて提示します。候補は自分のカレンダーで確保できる時間に限ります。
候補提示のポイント
- 候補に日付・曜日・時間帯を入れる
- 所要時間と議題を添えて予定を判断できるようにする
- 実施場所やオンライン会議の予定を明記する
- 候補が合わない場合の返信方法を用意する
- タイムゾーンが異なる相手には基準タイムゾーンを明記する
候補日時は相手に選んでもらうための提案です。確定前の会議リンクを誤送信しないよう、日時合意後に招待状を送る方法もあります。
社外との初回打ち合わせ例文
件名：○○の打ち合わせ日程のご相談
株式会社△△
□□様
お世話になっております。株式会社○○の◇◇です。
○○について、30分ほどお打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。弊社からは◇◇と△△が参加し、オンラインでの実施を希望しております。
以下の時間帯はいかがでしょうか。
・○月○日（火）10:00〜10:30
・○月○日（水）14:00〜14:30
・○月○日（金）11:00〜11:30
ご都合のよい候補をお知らせください。難しい場合は別の日時を調整いたします。どうぞよろしくお願いいたします。
――
署名
日程変更が必要になった場合
変更が分かった時点で、変更のお願い、簡潔な理由、代替候補、すでに確保された予定への配慮を伝えます。相手側の移動や準備があるなら、まず電話など速い連絡手段で知らせ、メールで候補を残すのが適切なこともあります。
合意済みの予定を一方的に取り消さず、相手が選択できる候補を提示します。会議招待状も、変更後の日時と出席者を確認して更新します。
送信前チェック
- 曜日と日付が一致しているか
- 候補時間が自分と参加者の予定に合うか
- 所要時間、場所、会議方法を書いたか
- 返信先・期限・会議招待の扱いが明確か
文例は一般的な参考例です。